Politique de confidentialité

Paillé (« Nous ») est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels collectés via son site Internet ou tout autre moyen technologique, utilisés ou communiqués à des tiers à l’occasion de ses activités.

La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec. Elle s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci.

Responsabilité

Paillé est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

À ce titre, nous nous assurons que nos employés ainsi que les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels protègent la confidentialité de ceux-ci et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Renseignements personnels que nous recueillons

Afin de pouvoir vous offrir le meilleur service, nous recueillons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour ce faire.

Renseignements personnels recueillis par le concessionnaire : nom, prénom, adresse postale, courriel, téléphone, adresse IP, type de navigateurs, nom de domaine, numéro de carte de crédit, numéro de permis de conduire, données sur le financement, données sur le véhicule, etc.

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

Pour recommander des contenus pertinents / accompagner les visiteurs et clients dans leurs démarches / comprendre les besoins des visiteurs ou clients et améliorer les services / transmettre des avis en lien avec le véhicule automobile / envoyer des offres promotionnelles, etc.

Nous collectons les renseignements personnels via : formulaire (papier, électronique) ; applications mobiles, réseaux sociaux, cookies ; etc. Nous avons également recours à des fichiers témoins, des mesures d’analyse Web (Google Analytics, par exemple) et autres technologies permettant d’identifier, de localiser ou de profiler un client.

Consentement - Collecte, Utilisation et Communication

Paillé obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.

En aucun cas, nous n’utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels sans votre consentement à moins que nous devions le faire en vertu de la législation applicable.

Certains renseignements fournis à nos fournisseurs tiers sont conservés à l’extérieur du Québec, soit aux États-Unis. Nous nous assurons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate.

Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d'éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande

d’accès à vos renseignements personnels;

de rectification de vos renseignements personnels.

de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels,

de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation

en vous adressant à Dominique Coutu, Responsable de la protection des renseignements personnels par le biais l’adresse courriel infoweb@paille.ca

Nous contacter

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à Dominique Coutu, Responsable de la protection des renseignements personnels par le biais l’adresse courriel infoweb@paille.ca

Date de la politique 22 septembre 2023

Plan de conservation et de destruction

Paillé (« Nous ») reconnaît l’importance d’encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés, mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités.

Objectif et Champ d’application

Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à catégoriser les documents à conserver en fonction de leur finalité ainsi que leur délai de conservation respectif et doter Paillé de règles qui lui permettront d’assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie.

Le présent Plan s’applique à l’ensemble des documents produits ou reçus par Paillé dans l’exercice de ses fonctions ou par toute autre personne à qui nous avons confié le mandat d’agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilisé, le tout conformément aux exigences posées par le cadre légal auquel nous sommes assujettis. Le présent Plan s’applique non seulement à tout document, mais aussi aux données qui y sont liées.

Catégorie des documents

Employé : Tous documents nécessaires pour la production de la paie (numéro d’assurance sociale, adresse, spécimen chèque, etc.)

Clients : Tous documents nécessaires à la vente d’un nouveau véhicule, l’immatriculation de ce dernier et à la reprise du véhicule d’échange (permis de conduire, informations nécessaires au financement, adresse, spécimen chèque, etc.).

Fournisseurs : Tous documents nécessaires à la gestion de nos comptes fournisseurs (adresse, informations bancaires nécessaires au paiement, etc.).

Conservation des documents

Les documents devant être conservés par Paillé seront entreposés pendant un maximum sept ans physiquement en concession et seront transférés chez notre fournisseur en numérisation, afin d’être hébergés de manière numérique sur nos serveurs internes ou dans des solutions infonuagiques hébergées en Amérique du Nord. Une copie physique sera conservée durant sept ans, dans nos entrepôts.

Les règles de conservation de chacun des fournisseurs ont été obtenues et peuvent être transmises à la demande et dans le cadre de nos activités détenant des documents nous appartenant. Ces derniers s’y engagent spécifiquement.

Les documents peuvent être conservés sous forme imprimée, numérisée ou électronique, en s'assurant du respect des exigences légales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent être déposés devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux exigences légales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les exigences du Code civil du Québec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

Destruction des documents

Les documents seront conservés jusqu’à l’expiration des délais prévus dans le plan de conservation et de destruction. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Paillé et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus sécuritaire.

Responsable de l’application et de la mise à jour

Dominique Coutu, Responsable de la protection des renseignements personnels

Date du plan 22 septembre 2023